• 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 15 August 2018

PERFORMANCE MANAGEMENT

Asfar Arief, MBA

Asfar Arief, MBA

Tidak melaksanakan Performance Appraisal / Penilaian Prestasi Kerja (PPK) akan menciptakan karyawan golongan “dead wood” diperusahaan. Bagaimana HRD menyikapinya? Tulisan ini akan membantu Anda mempersiapkan PPK.

Pengantar

Kali ini saya ingin berbagi mengenai Performance Appraisal yang  boleh dikatakan sebagai salah satu milestone dari HRD Road Map, yang seharusnya dilalui oleh seorang praktisi HRD diperusahaan. Walaupun begitu nyatanya banyak perusahaan yang tidak memiliki sistim Penilaian Prestasi Kerja (PPK). Dalam tulisan ini saya tampilkan hal-hal yang essential dan praktis mengenai Performance Management tersebut.

Dalam bukunya yang terkenal dikalangan praktisi HRD, berjudul Personnel Management  and Employee Relations, Dale Yoder menulis “Dilakukannya penilaian terhadap prestasi kerja karyawan adalah karena setiap karyawan mempunyai karakter dan kemampuan kerja yang berbeda. Management perlu melakukan penilaian prestasi kerja, tapi tidak mempunyai kriteria penilaian yang objective dalam melakukan penilaian itu. Sistim penilaian prestasi kerja kemudian dirancang dan digunakan agar tidak terjadi penilaian yang  subjective”.

Tujuan PPK bagi karyawan antara lain adalah untuk menilai prestasi, sikap kerja pada tugas-tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepada karyawan itu. Juga untuk mengetahui karakter  karyawan dalam hal initiative, persistence, leadership, self-control, perspective serta penampilan pribadi. PPK tidak bisa dilakukan kalau kriteria atau factor penilaian tidak tersedia untuk menilai secara kuantitative dari karakter-karakter kerja tersebut.manajemen-Asfar

Performance Management sering  juga disebut sebagai Workplace Assessment, Performance Assessment, Performance Appraisal, Performance Evaluation dan Performance Review. Dalam bahasa Indonesia kita sebut saja sebagai Penilaian Prestasi Kerja (PPK).

Bagi perusahaan secara umum tujuan utama dari PPK adalah untuk membantu perusahaan mencapai tujuan usahanya (business objectives) serta mendorong para karyawan memaksimalkan kemampuan dan prestasi kerja mereka.
Selanjutnya bagi karyawan perlunya  PPK adalah untuk Mengetahui apa saja yang diharapkan oleh perusahaan dari mereka, dapat mengetahui umpan balik dari prestasi kerja yang telah mereka lakukan, disamping itu PPK juga akan memberi pengertian dan kesempatan kepada mereka untuk meningkatkan prestasi kerja mereka dikemudian hari, serta memberikan kesempatan bagi mereka untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan dalam karir mereka selanjutnya.

PPK pada prinsipnya menyangkut hal-hal berikut :

  • Mengidentifikasi serta menyepakati job purpose masing-masing, key result area, objectives dan competency level.
  • Adanya suatu performance agreement  antara atasan dengan bawahan dimana ditentukan action plan serta  sasaran-sasaran yang hendak  dicapai pada periode tertentu.
  • Rencana  pengembangan karyawan yang harus dilakukan pada periode PPK, terutama untuk bidang-bidang yang kritis,
  • Dilakukannya diskusi mengenai rencana-rencana, harapan dan aspirasi karyawan, serta kemungkinan lain dikemudian hari.

Hasil akhir dari PPK pada suatu perusahaan apabila dilakukan secara objective dengan alat dan teknik yang benar, akan menghasilkan suatu “normal curve” atau “bell shaped curve”. Apabila curve-nya tidak berbentuk lonceng tersebut, maka telah terjadi penilaian yang tidak objective. Hal itu akan menunjukan apakah penilai terlalu pelit (mean) dalam menilai  atau sebaliknya malah terlalu baik (generous). Jadi artinya jumlah karyawan yang berprestasi baik sekali dan yang berprestasi kurang sekali kira-kira sama jumlahnya.

Dari tahun ketahun, penilaian prestasi akan memberikan gambaran kepada Top Management mengenai profile karyawan dari segi prestasi kerja. Dari hasil penilaian prestasi kerja itulah dikalangan praktisi HRD timbul istilah 3 kategori karyawan.

Kategori pertama adalah karyawan “golongan star”. Artinya karyawan dengan prestasi puncak. Karyawan yang selalu bekerja dengan sangat baik. Prestasi kerja mereka selalu melebihi dari apa yang diharapkan oleh perusahaan. Prestasi mereka selalu menonjol dan mudah diketahui dari tindak tanduk mereka, dari karakter mereka sehari-hari dalam pekerjaan. Mereka menjadi teladan bagi karyawan lain. Tidak seorangpun memungkiri atas prestasi mereka. Kepada mereka dalam kategori inilah perusahaan bisa berharap untuk pengembangan perusahaan apabila perusahaan berencana untuk melakukan sesuatu perluasan usaha.

Kategori kedua adalah karyawan golongan “back bone”. Mereka adalah orang-orang yang timbul tenggelam bersama perusahaan. Mereka bekerja sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan dari mereka. Porsi kerja mereka sudah ditentukan pada tingkat tertentu. Walaupun mereka sebenarnya mampu untuk melebihi target yang ditentukan, tapi mereka sudah terbiasa untuk tidak mengerjakan lebih dari apa yang diminta. Mereka betul-betul “tulang punggung” perusahaan.  Artinya kalau perusahaan “berdiri” mereka ikut berdiri, kalau perusahaan “duduk” mereka ikut duduk, tidak ada usaha sama sekali untuk membuat perusahaan “berlari” atau berprestasi. Jumlah karyawan dalam kategori ini dominan  dalam perusahaan.

Berbeda dengan kategori pertama tadi, perusahaan tidak bisa berharap banyak kepada laryawan golongan ini untuk melakukan sesuatu innovasi, perluasan atau pengembangan usaha. Mereka cenderung untuk melakukan hal-hal yang rutin saja, tidak tertantang dengan hal-hal yang membutuhkan innovasi dalam pekerjaan. Mereka tidak punya keinginan lagi untuk mendapatkan pengembangan dalam hal knowledge dan skill mereka. Walaupun peluang untuk berkembang ditawarkan kepada mereka, mereka cenderung untuk merasa puas dengan apa yang telah mereka peroleh dalam pekerjaan. Prestasi mereka boleh disebut sebagai “pas-pasan”.

Kategori ketiga adalah karyawan “golongan dead wood”. Golongan ini disebut dengan “golongan kayu mati”, karena memang mereka ibarat sebuah dahan yang sudah mati pada sebuah pohon. Sudah tidak ada daun, sudah kering dan tidak ada kegiatan lagi dalam menyalurkan dan melanjutkan suatu proses kehidupan dipohon itu. Tinggal menunggu lepas saja dari pohon itu. Golongan karyawan ini sudah tidak berfungsi, tidak ada produktivitas sama sekali. Mereka sekedar numpang hidup diperusahaan, menunggu kapan mereka pensiun atau dipensiun dini. Mereka sangat membutuhkan perhatian dari Management agar lepas dari kondisi yang sangat tidak enak itu. Golongan karyawan ini selalu ada pada perusahaan, terutama pada perusahaan manufacturing yang labor intensive. Hal ini terjadi karena tidak jalannya fungsi control oleh atasan yang bertanggung jawab.

Satu hal yang sangat prinsipil dalam melakukan PPK adalah bagaimana PPK tersebut dilakukan. Sistim yang pertama disebut sebagai “open system” dan satu lagi disebut sebagai “close system”. Open system berarti PPK dilakukan secara terbuka, artinya atasan menilai secara “buka-bukaan” dengan bawahan yang dinilai, tidak sembunyi-sembunyi. Dilakukan wawancara dengan bawahan dan rating prestasi disampaikan kepada bawahan. Ada interaksi dalam wawancara itu.  Dalam wawancara PPK itu atasan bisa membantu dan memotivasi karyawan menciptakan  effectivitas kerja dikemudian hari. Bagi karyawan dari managerial level didiskusikan sejauh mana karyawan telah berhasil  mencapai target-target yang telah dijadikan sebagai KPI (Key Perfomance Indicator) atau disebut juga sebagai “Key Result Area”.

Atasan  mempunyai tanggung jawab untuk memberikan informasi dan umpan balik kepada masing-masing bawahannya mengenai tugas-tugas yang dilakukan. Hasil PPK ditandatangani bersama oleh atasan dan bawahan. Akan tidak bermanfaat kalau PPK dilakukan secara diam-diam atau secara “close system”.

Tujuan PPK tahunan bertujuan untuk membekali karyawan dengan cara mengadakan jadwal diskusi mengenai sasaran  pada tahun berselang dan untuk tahun mendatang. Mengumpulkan semua pembicaraan yang telah dilakukan selama setahun berjalan. Membantu karyawan untuk menetapkan sasaran yang realistis dan menantang. Membantu dalam hal pengembangan pengetahuan dan keterampilan karyawan dan juga untuk membahas “strength” tertentu yang dimiliki karyawan sebagai motivasi karyawan dan sebaliknya juga membahas “weakness” yang masih ada pada karyawan. Dengan demikian langkah-langkah pengembangan dapat direncanakan.

Dari segi penilaian dapat penulis berikan satu sistim yang mudah diterapkan dalam PPK tahunan. Ada 5 level keberhasilan karyawan untuk masing-masing factor yang dinilai pada pelaksanaan PPK. Keberhasilan karyawan yang paling tinggi disebut sebagai Sangat Memuaskan atau “Baik Sekali” dengan rating 5, kedua disebut sebagai “Baik” dengan rating 4, ketiga disebut sebagai “Cukup” dengan rating 3, keempat disebut sebagai “Kurang” dengan rating 2 dan  yang terakhir disebut sebagai “Kurang Sekali” dengan rating 1.

Pada penilaian untuk factor-factor yang dinilai (evaluation factor) juga digunakan 5 tingkat keberhasilan tersebut atau biasa disebut sebagai “rating”. Factor-factor yang dinilai berbeda untuk masing-masing level atau golongan karyawan. Formulir PPK secara leveling bisa dibagi 2 macam. Yang pertama formulir untuk karyawan yang tidak punya tanggung jawab supervisi, tidak punya bawahan. Umpama golongan operator dan teknisi, dan yang kedua formulir PPK disediakan untuk karyawan yang punya tanggung jawab supervisi, artinya karyawan tersebut mempunyai bawahan atau subordinate. Umpama golongan Supervisor.

Setiap factor penilaian tentu saja berbeda bobot-nya, tidak tepat kalau disamakan saja bobotnya. Umpama factor penilaian “kehadiran” bobotnya lebih rendah dari “kuantitas kerja”. Artinya rating / nilai 4 (Baik) pada “kuantitas kerja” akan lebih besar score-nya dari rating / nilai 4 pada “kehadiran”, karena bobotnya berbeda.


Related Articles

The Art Of Creative Selling

Pernahkah anda merasa menyesal setelah melakukan pembelian suatu produk atau jasa, ketika anda sudah tiba di rumah. Anda merasa telah

“Employee Engagement”

Apakah para pekerja sudah merasakan keterikatan dengan pekerjaan yang dijalankan? “Baguss.. Hasil yang baikk!!” merupakan kata-kata yang sangat kita harapkan

Ikuti Apa Kata Hati

Adanya opportunity for growth yang membuat Awaldi, pria berdarah Sumatera barat ini memutuskan untuk menerima tantangan berkarir di perusahaan konsultan manajemen terkemuka,

No comments

Write a comment
No Comments Yet! You can be first to comment this post!

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*