• 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 22 January 2018

Modernisasi Payroll System

PayrollSaat ini, kata modernisasi identik dengan penggunaan aplikasi sebagai produk kemajuan teknologi informasi. Penggunaan aplikasi menjanjikan kemudahan, kecepatan dan keakuratan dalam mengakses informasi.

Bagaimana dengan modernisasi payroll system?
Dalam melakukan modernisasi di sistem remunerasi terdapat dua hal yang menjadi perhatian. Pertama, melakukan update prinsip remunerasi yang saat ini mengutamakan nilai imbalan bulanan atau tahunan lebih tinggi untuk karyawan yang lebih cepat menyelesaikan target kerjanya. Sehingga selain menentukan fix income dari hasil proses pembobotan jabatan, sudah selayaknya perusahaan mempertimbangkan adanya variable income yang tepat bagi karyawan yang sudah berkualitas dan inovatif ketika menyelesaikan hasil kerjanya.

Kedua, terkait bagaimana menciptakan kemudahan, kecepatan dan kepastian akurasi dari informasi tersebut untuk kita kelola lebih lanjut pada proses hitung remunerasi di payroll system. Kemudahan akses dapat terfasilitasi dengan upaya menggunakan aplikasi berbasis web / Android / IOS yang user friendly untuk melihat informasi payroll via smartphone. Selain mudah diakses, sistem payroll yang modern turut diharapkan dapat mereduksi kesalahan yang sering terjadi seperti human error, double input, data yang belum ter-verifikasi oleh atasan yang berwenang, atau data yang belum diperbaharui  ketika diambil dari fungsi / sistem lain.

Jika kita bicara sistem payroll, kita bicara tentang informasi yang harus di-INPUT sebagai dasar penghitungan gaji, misalnya data pencapaian target kerja, data absensi,  data potongan, dan lain-lain; dan di akhir proses ada juga informasi yang menjadi OUTPUT dari sistem payroll, misalnya data perintah transfer ke Finance Division, data potongan PPh 21 ke Tax Division dan data untuk slip gaji yang diterima karyawan sesuai tenggat waktu.

Aplikasi payroll modern harus menyajikan informasi yang juga terintegrasi dengan informasi yang dibutuhkan oleh fungsi-fungsi lain dalam organisasi. Jenis informasi dari hasil proses hitung remunerasi dapat dirancang untuk menampilkan laporan biaya karyawan vs anggarannya, atau perbandingannya dengan omzet. Manajemen dapat memperoleh informasi nilai produktivitas per orang atau indikator lainnya, yang berguna untuk melihat efektifitas dan kemajuan bisnis.

Namun tanpa kita sadari, akses informasi melalui aplikasi akan mengurangi interaksi langsung antar manusia yang seharusnya menjadi esensi dari fungsi HRD. Permintaan maaf yang dulu tersampaikan secara langsung ketika terjadi human error dalam penghitungan gaji; mungkin saja terlewatkan ketika pihak yang berwenang  dari HRD melakukan koreksi melalui sistem.

 “Aku takut suatu hari teknologi akan melampaui interaksi manusia. Dunia akan memiliki generasi idiot”
― Albert Einstein ―

Kekhawatiran Albert Einstein tersebut dapat kita minimalisir dengan membuat aplikasi yang mengakomodir kebutuhan manusia untuk berinteraksi. HRD dapat bekerjasama dengan IT untuk mendesain aplikasi yang interaktif dengan menyediakan fitur-fitur yang bersifat edukatif dan berhubungan dengan penggajian, misalnya tentang PPh 21, pelaporan SPT tahunan, tips mengelola keuangan keluarga dan lain-lain. Live chat dalam aplikasi dapat menjadi alternatif penunjang; apalagi sebagian besar karyawan dengan umur produktif saat ini sudah terbiasa dengan media chatting. Dan jangan lupa untuk menugaskan authorized manager/operator yang selalu responsif menanggapi pengguna.

Kemudian yang paling penting adalah merancang security level dari aplikasi. Perlu kita sadari adanya potensi penyadapan informasi, mengingat pengguna aplikasi kini mempunyai informasi yang up to date dan kemampuan yang menyamai pembuatnya. Maka dari itu, informasi yang sangat rahasia dalam aplikasi selayaknya dilindungi dari pihak yang tidak berkepentingan, baik yang ada di dalam maupun luar organisasi dan berpotensi menyalahgunakannya.

Mari merancang modernisasi yang terkendali dan mencerdaskan pengguna, sehingga apa yang ditakutkan Albert Einstein tidak terjadi di organisasi kita.

Primamary Liviandari, Sr.Manager – PT. Mitra Kerja Utamaon behalf of FirstAsia Consultants


Related Articles

Tips Mempertahankan Talent Potensial

“A great employee is like a four leaf clover, hard to find and lucky to have.” -Tammy Cohen- Memiliki talent potensial

Manage by Head, Lead by Heart

Pernahkah Anda memiliki atasan yang tidak pernah mengevaluasi pekerjaan Anda? Mengeluhkan buruknya koordinasi antara anggota tim? Bingung harus berbuat apa

Stay Interview Vs Exit Interview

“Rumput tetangga selalu lebih hijau.“ Namun banyak yang tidak menyadari, rumput tersebut lebih hijau karena diberi “pupuk” omong kosong dari

No comments

Write a comment
No Comments Yet! You can be first to comment this post!

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*